VvE service

De VvE service van Bureau Groenveld B.V. kan het bestuur van de Vereniging van Eigenaren volledig ondersteunen en daardoor uw taak behoorlijk verlichten. Het VvE pakket Bureau Groenveld B.V. is modulair opgebouwd, u kunt uit de aangeboden modules een keuze maken: Hierdoor krijgt u als vereniging van eigenaren een stuk maatwerk!
Wij kennen de onderstaande modules, per gekozen module (bijv. 1a+b en 3a+b+c) kunnen wij, uiteraard geheel vrijblijvend, u als vereniging van eigenaren een offerte aanbieden:

 

1. Algemene ondersteuning:

  1. Het adviseren van het bestuur van de vereniging.
  2. Het plannen en notuleren van de periodieke Algemene Ledenvergadering (ALV).
  3. Ondersteuning op secretarieel gebied, waaronder het opzetten en bijhouden van een archief, verzorgen van correspondentie n.a.v. de onderwerpen vanuit de Algemene Ledenvergadering.
  4. Het toezien op de uitvoering van de besluiten vanuit de Algemene Ledenvergadering op administratief en financieel gebied.


2. Administratief beheer:

  1. Advisering over exploitatie van het woningbezit met daaraan gekoppelde uitgaven, een en ander gebaseerd op de Splitsingsakte en appartementsrechten.
  2. Berekening en budgettering van de servicekostenbijdragen.
  3. Het houden van een ledenadministratie.
  4. Het inventariseren van dekkingen van lopende verzekeringspolissen en het adviseren hierin.
  5. De uit de verzekeringspolissen ontstane schadeclaims indienen en bewaken.
  6. Het opmaken van een afrekening voor vertrekkende en nieuwe leden.


3. Financieel beheer

  1. Het opstellen van begrotingen, controle en budgetbewaking.
  2. Het verzorgen van de periodieke (automatische) incasso van verschuldigde servicekosten door de leden.
  3. Voeren van een debiteurenbeleid (signaleren en bewaken van openstaande posten en het incasseren hiervan)
  4. Administreren en betalen van alle, voor rekening van de VvE komende verplichtingen, belastingen, diensten en kosten.
  5. Het jaarlijks opmaken, verspreiden en toelichten van de jaarrekening, winst- en verliesrekening, balans en begroting.


4. Begeleiding kascommissie

  1. Het verstrekken van informatie en het geven van inzage in de volledige administratie aan de leden van de kascommissie.
  2. Uitleg geven aan de leden van de kascommissie ten behoeve van de controle en het op te stellen verslag.
  3. Toelichten van het verslag van de kascommissie in de Algemene Ledenvergadering.

 

5. Technisch / bouwkundig beheer

  1. Het periodiek laten uitvoeren van een algemene inventarisatie d.m.v. een schouw ter plaatse. (jaarlijks of twee-jaarlijks).
  2. Het opzetten van een meerjaren onderhoudsplan (MOP) als nulmeting en als basis voor jaarlijkse en toekomstige investeringen.
  3. Jaarlijkse bijstelling van de MOP.


6. Klein onderhoud en reparaties

  1. Een meldpunt inrichten voor meldingen en klachten voor klein onderhoud en reparaties, een en ander op vooraf te bepalen tijdstippen.
  2. Een meldpunt voor urgente storingen.
  3. Beoordeling van aanvragen naar belastbaarheid van de VvE of van de individuele bewoner.
  4. Het desgewenst inspecteren van klachten of storingen en het bespreken van mogelijke oplossingen.
  5. Het uit laten voeren van de afgesproken oplossingen met terugkoppeling naar de melder.
  6. Het inschakelen van de eigen klussenwacht voor het op zo kort mogelijke termijn oplossen van de klachten..
  7. Laten uitvoeren van (herstel) werkzaamheden door speciaal daarvoor geselecteerde bedrijven / instellingen op basis van schriftelijk vastgestelde voorwaarden en bedragen, op basis van prestatiecontracten.


7. Project begeleiding
Wanneer grote bouwkundige projecten en renovaties opgezet moeten worden buiten de reguliere onderhoudswerkzaamheden om, denk hierbij aan achterstallig onderhoud, uitbreiding van de bestaande functionaliteit, grootschalige renovatie of het oplossen van bouwfysische en bouwtechnische problemen, kunnen deze op offertebasis voor de VvE opgezet en begeleid worden. Bijvoorbeeld: grootschalige gevellekkages, grootschalige vervanging/ renovatie van puien, grootschalige vervanging van afzuiging- en ventilatie, vervanging van liftinstallaties, grootschalige vervanging van elektrische installaties, vervanging / renovatie cv - installatie en vloerverwarming.

  • Het aantrekken van externe adviseurs die op basis van offertes en toewijzing worden geselecteerd.
  • Het organiseren, uitschrijven en notuleren van de bouwvergaderingen.
  • Het uitwerken van plannen, bestekmatige omschrijvingen, aanbesteding, offertebeoordeling, gunning na goedkeuring door de VvE, bouw- begeleiding, toezicht op de uitvoering, afrekeningen, financiële en bouwkundige verantwoording naar het Bestuur / de VvE.
  • Het bijstelling van het meerjaren onderhoudsplan (MOP) in verband met de bouwkundige aanpassingen


8. Accountantscontrole
Indien de behoefte bestaat kunnen er afspraken gemaakt worden met een door de VvE voor te stellen accountantskantoor voor de formele opstelling / goedkeuring van de jaarstukken en het door ons gevoerde (financiële) beleid. Bureau Groenveld B.V. zorgt dan voor aanlevering van de benodigde gegevens en stukken.



Bureau Groenveld BV

Pastoor Deckersstraat 14

5913 TT  Venlo

Tel.: 077 - 354 69 34

Fax: 077 - 354 41 32
Email: info@bureaugroenveld.nl

Gekwalificeerd lid